Integriertes IKS-Führungssystem für Schweizer Gemeinden

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein IKS ?

Das interne Kontrollsystem umfasst regulatorische, organisatorische und technische Massnahmen. Es werden Massnahmen getroffen, um das Vermögen zu schützen, die zweckmässige Verwendung der Mittel sicherzustellen, Fehler und Unregelmässigkeiten bei der Buchführung zu verhindern oder aufzudecken sowie die Ordnungsmässigkeit der Rechnungslegung und die verlässliche Berichterstattung zu gewährleisten.

Die Kontroll-Massnahmen werden sowohl prozessunabhängig als retrospektive Kontrollen, beispielsweise durch die Revision, als auch prozessabhängig als präventive Regeln durchgeführt.

Was sind die Prinzipien eines IKS ?
  • Das Prinzip der Transparenz: Es müssen für Prozesse Sollkonzepte etabliert sein, die es einem Aussenstehenden ermöglichen zu beurteilen, inwieweit Beteiligte konform zu diesem Sollkonzept arbeiten. Gleichzeitig wird dadurch die Erwartungshaltung des Bürgers/Einwohners einer Gemeinde definiert.
  • Das Prinzip der vier Augen: Dieses Prinzip besagt, dass in einem gut funktionierenden Kontrollsystem kein wesentlicher Vorgang ohne (Gegen-) Kontrolle bleiben soll.
  • Das Prinzip der Funktionstrennung: Dieses Prinzip besagt, dass vollziehende, verbuchende und verwaltende Tätigkeiten, die innerhalb einer Gemeindeverwaltung als geregelter Prozesses vorgenommen werden, nicht in einer Hand vereinigt sein sollen.
  • Das Prinzip der Mindestinformation: Dieses Prinzip besagt, dass für Mitarbeiter nur diejenigen Informationen verfügbar sein sollen, die sie für ihre Arbeit brauchen. Dies schliesst auch die entsprechenden Sicherungsmassnahmen bei IT-Systemen mit ein.
Was sind Fakten zu IKS-Vorgabedokumente ?

IKS-Vorgabedokumente (IKS-Prozessbeschreibungen, IKS-Schlüsselkontrollen, IKS-Prüfprotokolle und IKS-Vorgaben wie z.B. das IKS-Handbuch) sind Bestandteile der Organisationsweisungen und Verwaltungspolitik.

Sie sind daher……:

  • Von allen Beteiligten einzuhalten!
  • Die Verantwortlichkeiten sind geregelt!
  • Formell, funktionsgetrennt und nachweislich1) frei zu geben!
  • Immer aktuell zu halten oder mindestens ein Mal pro Jahr zu überprüfen!
  • Allen Beteiligten aktuell und prozessorientiert zur Verfügung zu stellen!
  • Bei Revisionen aktuell und strukturiert zu Verfügung zu stellen!

1) Es muss nachweisbar sein, dass die beteiligten Funktionsträger die Vorgaben geprüft und freigegeben haben und die Prüfnachweise von den Zuständigen visiert und abgelegt wurden.

Was sind IKS-Schlüsselkontrollen ?

IKS-Schlüsselkontrollen sind darauf ausgerichtet, wesentliche falsche Angaben in der finanziellen Berichterstattung zu verhindern oder aufzudecken. Schlüsselkontrollen sind dort zu platzieren, wo finanzielle, operative oder rechtliche Risiken für die Organisation bestehen.
Die Definition der Schlüsselkontrollen darf nicht statisch erfolgen. Im Mittelpunkt müssen die Geschäftsprozesse stehen, in welchen die Abläufe detailliert dokumentiert sind. Die Dokumentation von Schlüsselkontrollen muss schriftlich und in einer nachvollziehbaren Form erfolgen und regeln für ein spezifisches Kontrollumfeld folgende Vorgaben:

  • wer (operativ verantwortliche Person und ggf. Prüfperson der IKS-Schlüsselkontrollbeschreibung)
  • was (Beschreibung des Kontrollziels und der Kontrollaufgabe)
  • wo (Bezug zu Geschäftsprozess respektive Geschäftsprozessen)
  • auf was (Vollständigkeit, Echtheit, Bewertung, Gesetzeskonformität, Periodizität, Ausweis und Offenlegung)
  • wann / wie viel (Periodizität der Kontrolle)
  • womit (manuell, IT-unterstützt, automatisch, ggf. mit Bezug auf spezifische Prüfchecklisten)
  • wie (präventiv oder detektiv)
Was sind Prozessbeschreibungen ?

Prozessbeschreibungen sind formelle und weisungsberechtigte Dokumente und regeln für einen spezifischen Geschäftsprozess folgende Vorgaben:

  • Operativ verantwortliche Person (Prozesseigner) und ggf. Prüfperson der Prozessbeschreibung
  • Ausgangssituation mit definiertem Ereignis als Input/Auslöser
  • Wer (Aufgabenträger, Rolle, Stelle) tut
  • was (Aufgabe),
  • wann (Zeitpunkt und/oder in welcher logischen Sequenz),
  • wie (ggf. detaillierte Anweisungen zur Aufgabe),
  • womit (Hilfsmittel, Informationen, Vorlagen) und mit welcher
  • Konsequenz (z.B. IKS-Schlüsselkontrollen, Risikoabgrenzung, Konformität).
  • Messbares Resultat für ein Ergebnis als Output/Abschluss
Was bedeutet HRM2 ?

Die Schweizerische Finanzdirektorenkonferenz hat eine Weiterentwicklung des Harmonisierten Rechnungsmodells, das HRM2, in Auftrag gegeben. Das Handbuch zum HRM2 mit dem definitiven Kontenrahmen ist 2007 erschienen. Der hier enthaltene Kontenrahmen ist mit jenem des Bundes harmonisiert und erfüllt dessen Anforderungen der Finanzstatistik. HRM2 ist das „Harmonisierte Rechnungsmodell“ des Öffentlichen Sektors und ist obligatorisch für alle Schweizer Gemeinden und Kantone. HRM2 ist nicht vollkommen neu entwickelt, sondern eine logische Weiterentwicklung des inzwischen überalterten HRM1 (oder auch NRM, Neues Rechnungsmodell) in Richtung Privatwirtschaft und dem internationalen Standard IPSAS.

Das HRM1-Rechnungslegungsmodell wird um eine Geldflussrechnung, den gestuften Erfolgsausweis, den Eigenkapitalnachweis sowie einen wesentlich erweiterten Anhang ergänzt. Die Bestandesrechnung wird neu in „Bilanz“ und die Laufende Rechnung „Erfolgsrechnung“ unterteilt. Im Minimum soll das Finanzvermögen auf Basis betriebswirtschaftlicher Verkehrswerte neu bewertet werden. Eine Neubewertung des bestehenden Verwaltungsvermögens ist kantonal geregelt. Alle neu erworbenen oder erstellten Anlagen werden gemäss der neuen HRM2-Richtlinien bewertet. Auch bei Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungen wird eine vollständige Neubewertung vorgenommen. Grundlage einer HRM2 Umstellung sollte ein „HRM2-Compliance“-Check resp. ein systematisches IKS sein. Hier werden die bestehenden Finanzvorgänge auf die Anforderungen von HRM2 geprüft und eine Handlungsempfehlung abgegeben. Grundlage bilden relevante Geschäftsprozesse und Reporting-Anforderungen.

Wie wird unser IKS-Führungssystem in der Praxis eingeführt ?

Nach der Unterzeichnung des Kaufvertrags und dem Versand der Auftragsbestätigung durch Trivisio GmbH wird mit dem zuständigen Gemeindevertreter die Einführungsplanung festgelegt. Danach erfolgt die System-Einführung gemäss folgender sequentieller Arbeitsschritte:

1. Installation der extern gehosteten Webapplikation auf einem unserer Server

2. Technische Funktionstests und technische Abnahme des IKS-Führungssystems durch IT-Spezialisten und Coaches von Trivisio GmbH

3. Einspielen der vorerfassten Datenbankobjekte und Dokumente in der aktuellsten Version

4. Anpassung vor Ort (bei und mit Kunde) der vordokumentierten Daten/Dokumente an die kundenspezifische Situation durch Coach von Trivisio GmbH

5. Nachführung der aktuellen Inhalte und Vorbereitung zur formellen Freigabe aller Vorgabedokumente durch Coach von Trivisio GmbH in Zusammenarbeit mit Zuständigen

6. Anwenderschulung des IKS-Führungssystems durch Coach von Trivisio GmbH mit Systemverantwortlichen

7. Abnahme des IKS-Führungssystems durch Kunde

8. Technischer IT-Support gemäss gewählter Option

Was bedeutet „Gemeinde-extern gehostet“ ?

Die IT-Applikation, die Datenbank(en) und alle weiteren Serverkomponenten werden nicht im (allfällig schon bestehenden) IT-Netzwerk der Gemeindeverwaltung installiert . Alle IT-Serverkomponenten sind auf standardisierten, kommerziellen Serverfarmen verschiedener Anbieter installiert und werden via Internetzugriff mit persönlichem Login gewartet resp. genutzt. Dieses Konzept (im Systempreis enthalten) nimmt der Gemeindeverwaltung die technischen Systemfunktionen ab und auch die interne Gemeinde-IT hat dadurch keinen Aufwand. Spezifische Wartung und Anwendersupport durch Spezialisten der Trivisio GmbH sind somit ohne Zugriffsprobleme „aus einer Hand“ gewährleistet.